FAQ sur la consultation par les établissements publics de santé du fichier national de déclaration à l’embauche

Les dispositions applicables ciblent l’ensemble des agents des établissements publics de santé, personnels médicaux et non-médicaux, quel que soit leur statut d’emploi.

Au sein des établissements publics de santé, c’est le directeur qui est habilité à procéder à la consultation du fichier national de DPAE. Il peut désigner jusqu’à trois personnes au sein de l’établissement également autorisées à consulter ce fichier, nommément désignées et exerçant leurs fonctions sous la responsabilité du directeur chargé des ressources humaines ou du directeur chargé des affaires médicales.

L’établissement de santé doit informer au préalable, par tout moyen, les agents de la possibilité d’une consultation des données les concernant, de ses modalités et de l’absence de possibilité de s’opposer à ce traitement.

Les données du fichier national de déclaration à l’embauche sont :

les données d’identification de l’employeur : dénomination sociale ou noms et prénoms, adresse et numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements et code de l’organisme de recouvrement destinataire de la déclarationles données d’identification du salarié : noms, prénoms, date et lieu de naissanceles données relatives à l’activité professionnelle du salarié : date et heure d’embauche et numéro du dossier.

La consultation du fichier de DPAE s’inscrit dans le cadre de l’assouplissement des cumuls d’activités pour le personnel médical, ainsi que le personnel enseignant et hospitalier des établissements publics de santé. En effet, cet assouplissement des statuts de praticien titulaire et non titulaire a permis de décloisonner les exercices mixtes répondant ainsi aux aspirations des praticiens qui pourront développer en parallèle une activité dans le secteur public et dans le secteur privé.
Le traitement de données à caractère personnel, permet aux établissements publics de santé de consulter, sous certaines conditions, les données strictement nécessaires. L’agence centrale des organismes de sécurité sociale dispose d’un moyen technique sécurisé permettant d’appuyer l’application des règles de non-cumul des activités professionnelles.

Les personnes habilitées à consulter le fichier DPAE, sont tenues au secret professionnel. Les données peuvent être conservées par les établissements publics de santé, dans la limite d’une durée de 3 ans à compter de leur recueil. Ce délai peut être allongé en cas de procédure disciplinaire ou de recours contentieux.

Non, le droit d’opposition, qui permet à un praticien de s’opposer à l’utilisation des données, ne s’applique pas à la consultation préalable à l’embauche conformément au décret du 10 octobre 2023.

A l’issue de la consultation du DPAE, l’exercice d’une activité qui n’aurait pas été préalablement autorisée ou déclarée peut-être mise en évidence. Auquel cas, le directeur ou son représentant peut demander des précisions à l’agent quant à ladite activité en vue de régulariser la situation
Aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard du praticien ne peut être prise sur le seul fondement de la consultation des données.
Lorsqu’il résulte de la consultation qu’un agent a fait l’objet d’une déclaration d’embauche sans que l’activité concernée ait été autorisée ou déclarée dans les conditions prévues au II, le directeur ou son représentant sollicite de l’agent toute précision relative à cette activité afin que ce dernier confirme ou infirme le cumul d’activités et que, le cas échéant, la situation de cet agent soit régularisée.

Les praticiens (médecins, odontologistes, pharmaciens, praticiens associés exerçant sous la responsabilité de ces derniers) sont autorisés à cumuler une activité selon les conditions prévues dans le Code général de la fonction publique.
Par principe, un praticien doit consacrer l’intégralité de son activité professionnelle aux tâches qui lui sont confiées. Il ne peut donc pas exercer, à titre professionnel, une activité lucrative de quelque nature que ce soit.

Il est ainsi interdit :

de créer ou de reprendre une entreprise lorsque celle-ci donne lieu à immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, s’il occupe un emploi à temps complet et qu’il exerce ses fonctions à temps plein (exceptions voir 2.f ) de participer aux organes de direction de sociétés ou d’associations à but lucratif de donner des consultations, de procéder à des expertises ou de plaider en justice dans les litiges intéressants toute personne publique, le cas échéant devant une juridiction étrangère ou internationale, sauf si cette prestation s’exerce au profit d’une personne publique ne relevant pas du secteur concurrentiel de prendre ou de détenir, directement ou par personne interposée, dans une entreprise soumise au contrôle de l’administration à laquelle il appartient ou en relation avec cette dernière, des intérêts de nature à compromettre son indépendance de cumuler un emploi permanent à temps complet avec un ou plusieurs autres emplois permanents à temps complet.

Cependant, il est possible, sous certaines conditions et dans certains cas, de cumuler son exercice professionnel principal avec d’autres activités.

Les personnels médicaux sont soumis aux règles relatives au cumul d’activités (articles L. 121-3 et L. 123-1 à L. 123-10) et aux contrôles déontologiques (articles L.124-4 à L. 124-5, L. 124-8 à L. 124-23 et L. 124-26) prévues par le code général de la fonction publique.

1 – Le régime de la déclaration à l’employeur

a. Le cumul avec une activité privée lucrative

L’ordonnance du 17 mars 2021 visant à favoriser l’attractivité des carrières médicales hospitalières a fortement assoupli l’interdiction de cumuler son activité professionnelle avec une activité privée lucrative pour les personnels médicaux, odontologistes et pharmaceutiques des établissements publics de santé.
En effet, afin de faciliter les exercices mixtes (public/privé) des praticiens et d’encourager des passerelles entre la ville et l’hôpital, cette ordonnance a fait prévaloir un principe d’autorisation de cumul pour les praticiens n’exerçant pas à temps plein (à 100%) à l’hôpital, avec un régime de déclaration préalable.

Ainsi, le praticien dont la quotité de travail est inférieure ou égale à 90%, peut exercer à titre professionnel une activité privée lucrative, en dehors de ses obligations de service, sous réserve du respect des repos de sécurité et du temps de travail. Un praticien à temps plein ne peut donc pas exercer une activité privée lucrative.

b. Le cumul avec une activité privée au sein d’une société ou d’une association (L. 123-4 du CGFP)

Le dirigeant d’une société ou d’une association à but lucratif, lauréat du concours PH ou recruté en qualité de praticien contractuel, peut continuer à exercer son activité privée pendant une durée d’un an, renouvelable une fois, à compter de son recrutement.

c. Le cumul avec la création ou la reprise d’une entreprise (L.123-8 du CGFP)

Par principe, un praticien ne peut créer ou reprendre une entreprise lorsqu’il exerce ses fonctions à temps plein. En revanche, cela est possible lorsque le praticien exerce à temps partiel.
Le praticien exerçant à temps plein qui souhaite créer ou reprendre une entreprise ou exercer une activité libérale doit demander une modification de sa quotité de travail pour pouvoir exercer une activité libérale, créer ou reprendre une entreprise. L’article R.6152-26 du code de la santé publique précise les modalités de modifications de la quotité de temps de travail des praticiens hospitaliers (cf. R. 6152-344 pour les praticiens contractuels).

d. Le cumul avec des missions d’expertise judiciaires (R6152-30-1 CSP)

Les praticiens exerçant leurs fonctions à temps plein peuvent réaliser des missions expertises judiciaires dans le cadre de leurs obligations de service dans la limite de 2 demi-journées par semaine, cette durée étant calculée en moyenne sur une période de quatre mois.

2 – Le régime de l’autorisation par l’employeur

a. Le cumul avec des activités dites « accessoires » (L.123-7 CGFP)

Le régime de l’activité accessoire s’applique aux praticiens qui exercent à plus de 90% et à temps complet (100%).

Le régime de l’activité accessoire s’applique en supplément de son activité principale, elle peut être exercée auprès d’une structure publique ou privée. Elle peut également être exercée sous le régime d’autoentrepreneur prévu à l’article L. 133-6-8 du code de la sécurité sociale. Un même agent peut être autorisé à exercer plusieurs activités accessoires.

L’article 11 du décret du 30 janvier 2020 fixe la liste limitative des activités accessoires susceptibles d’être autorisées :

expertises et consultation enseignement et formation activité à caractère sportif ou culturel, y compris encadrement et animation dans les domaines sportifs, culturels activité agricole dans des exploitations agricoles constituées ou non sous forme sociale activité de conjoint collaborateur au sein d’une entreprise artisanale, commerciale, libérale aide à domicile à un ascendant, un descendant, son conjoint, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ou à son concubin, permettant au fonctionnaire de percevoir, les allocations afférentes à cette aide travaux de faible importance réalisés chez des particuliers activité d’intérêt général exercée auprès d’une personne publique ou auprès d’une personne privée à but non lucratif mission d’intérêt public de coopération internationale ou auprès d’organismes d’intérêt général à caractère international ou d’un état étranger services à la personne vente de biens fabriqués personnellement par l’agent.

L’activité accessoire, occasionnelle ou régulière, doit être limitée dans le temps et exercée en dehors des heures de service. Elle ne peut pas avoir pour objet de pourvoir un emploi vacant, même si cet emploi n’est pas assuré à temps complet. L’emploi doit répondre à un besoin ponctuel. Si l’employeur estime que ces conditions sont respectées, alors il peut donner son accord pour la réalisation de cette activité accessoire.

b. L‘exercice de l’activité d’intérêt général (AIG) (R.6152-30 CSP)

Les praticiens hospitaliers exerçant à temps plein ou exerçant à au moins 80% peuvent exercer des activités dites d’intérêt général. Celles-ci sont explicitement listées par le texte, après accord du directeur de l’établissement, dans la limite de deux demi-journées par semaine pour les praticiens à temps plein et une demi-journée par semaine pour les praticiens exerçant 8 à 9 demi-journées par semaine. Ces activités doivent présenter un intérêt général au titre :

des soins de l’enseignement de la recherche d’actions de vigilance de travail en réseau et de missions de conseil ou d’appui auprès des administrations publiques.

L’instruction n°DGOS/RH5/2022/59 du 28 février 2022 relative aux activités d’intérêt général et aux activités non cliniques, dénommées « valences » exercées par les praticiens des établissements publics de santé précise le champ d’application et les conditions d’exercice des activités d’intérêt général.

3 – L’exercice de l’activité libérale intra hospitalière (ALIH)

L’ordonnance n° 2021-292 du 17 mars 2021 a modifié les conditions d’exercice de l’activité libérale intra-hospitalière des PH. Pour mémoire, ces praticiens bénéficient, en vertu de l’article L. 6154-1 du code de la santé publique, de la possibilité de développer un exercice libéral au sein même d’un établissement public de santé, dans le cadre de leurs obligations de service, sous réserve de diverses conditions prévues notamment à l’article L. 6154-2 du code de la santé publique.
Les conditions d’exercice de l’activité libérale au sein d’un établissement public de santé sont donc assouplies :

les PH exerçant à 80 % ou à 90 % peuvent désormais y prétendre à hauteur d’une demi-journée par semaine les PH en période probatoire peuvent également y prétendre l’activité libérale peut être exercée au sein d’un autre établissement public de santé membre du même groupement hospitalier de territoire (GHT), sur deux sites au maximum.

L’exercice d’une activité libérale donne lieu à la conclusion d’un contrat entre le praticien hospitalier et l’établissement public de santé.
Ce dispositif est à distinguer de l’exercice d’une activité libérale dans le cadre d’une autre structure (ex : en cabinet de ville). Dans ce dernier cas, le régime applicable en matière de cumul est celui de l’exercice d’une activité privée lucrative.
Il est à noter que, selon l’article L6154-2 du Code de la santé publique, l’activité libérale infra-hospitalière ne peut être réalisée que par les praticiens n’exerçant pas déjà une activité libérale en dehors des établissements publics de santé.

4 – Le cumul avec une activité bénévole

L’exercice d’une activité bénévole au profit de personnes publiques ou privées sans but lucratif est libre, sous réserve du respect des principes déontologiques.
Au même titre qu’une activité bénévole, la production d’œuvres de l’esprit, tant qu’elle respecte le devoir de discrétion et le secret professionnel, s’exerce librement et peut faire l’objet d’une rémunération.
Aucune information ou autorisation n’est donc nécessaire dans ce cas.

Les enseignants-chercheurs sont en principe soumis à la réglementation des cumuls d’emplois et d’activités des fonctionnaires, mais avec des adaptations tenant compte de leur statut particulier bi-appartenant et de leurs missions.

Ainsi l’article L. 123-3 du CGFP prévoit que : « Les membres du personnel enseignant, technique ou scientifique des établissements d’enseignement (…) peuvent exercer les professions libérales qui découlent de la nature de leurs fonctions. »

Ces personnels sont donc soumis à un régime spécifique qui leur permet, au-delà du droit commun, d’exercer simultanément une profession libérale découlant de la nature de leurs fonctions.

Cet exercice sous la forme libérale exclut donc le salariat et peut s’exercer soit en entreprise individuelle, soit en société, dans le strict respect de la réglementation de l’activité, notamment des obligations déontologiques, et en veillant à « ne pas aliéner son indépendance professionnelle sous quelque forme que ce soit », conformément à l’article R.4127-5 du code de la santé publique.

Par ailleurs, dans la mesure où les personnels enseignants hospitaliers ont un statut bi-appartenant, l’employeur est ici entendu comme d’une part, l’UFR santé et d’autre part, le CHU. La loi ne les oblige pas à solliciter, avant d’exercer une profession libérale, l’autorisation de l’administration dont ils relèvent, ni même à déposer une déclaration préalable.

Pour autant, une information préalable de celle-ci est fortement recommandée. Cela permet notamment à l’administration de s’assurer de l’existence d’un lien réel entre la profession libérale et la nature des fonctions des agents concernés et de veiller au respect des règles déontologiques qui s’imposent aux fonctionnaires.

Pour mémoire, constitue un conflit d’intérêts toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif des fonctions de l’agent public.
Plus particulièrement s’agissant des cumuls d’activités, le praticien veille donc à prévenir, le cas échéant à faire cesser immédiatement toute situation de conflit d’intérêts dans lesquelles il se trouve ou pourrait se trouver.